[Cập nhật] Chặn tải, in hoặc sao chép tệp trên Google Drive bằng tính năng IRM nâng cao.
Google cập nhật nâng cao tính năng IRM (Information Rights Management - Quản lý Quyền Thông tin) là một tính năng bảo mật cho phép người tạo nội dung hạn chế quyền truy cập vào tệp của họ. Tính năng này hữu ích để đảm bảo rằng nội dung nhạy cảm được bảo vệ khỏi sự rò rỉ dữ liệu.
Trước đây, tính năng này chỉ được áp dụng cho người dùng có vai trò "người xem" hoặc "người nhận xét". Điều này có nghĩa là quản trị viên không thể áp dụng cài đặt này cho người dùng có quyền ghi.
Để giải quyết vấn đề này, Google đã mở rộng IRM để áp dụng cho tất cả người dùng, kể cả người viết và người sở hữu tệp, khi nó được áp dụng bởi quy tắc Ngăn chặn Mất mát Dữ liệu (DLP - Data-Loss Prevention).
Thông tin cụ thể
Khi người chỉnh sửa hoặc chủ sở hữu tài liệu được áp dụng quy tắc IRM, họ sẽ vẫn có thể sao chép và dán nội dung tài liệu, nhưng họ chỉ có thể làm như vậy trong tài liệu đó. Việc sao chép dán nội dung ra ngoài tài liệu sẽ không thành công.
- Với quản trị viên: Có thể áp dụng các quy tắc DLP và cấp độ Truy cập nhận biết ngữ cảnh (CAA - Context-Aware Access) cho mỗi tệp dựa trên cách các quy tắc này được định cấu hình.
- Người dùng cuối: Chỉ quản trị viên mới có thể đặt IRM cho tất cả vai trò người dùng trên tệp. Chủ sở hữu tệp vẫn chỉ có thể đặt IRM cho người xem và người nhận xét. Nếu một tệp có cả cài đặt IRM do quản trị viên áp dụng và cài đặt của chủ sở hữu tệp trên đó, thì cài đặt của quản trị viên sẽ được ưu tiên.
Khi tính năng này được bật, tất cả các điểm vào để tải xuống, in và sao chép sẽ bị xóa khỏi Google Drive, Docs, Sheets và Slides trên tất cả các nền tảng. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách dừng, giới hạn hoặc thay đổi cách chia sẻ tệp của bạn.
Khi nào tính năng này có thể được áp dụng?
Google đã phát hành dần dần cho từng nhóm khách hàng, bắt đầu từ ngày 9 tháng 1 năm 2025 và mất khoảng 2 tuần để cập nhật đến toàn bộ khách hàng.
Ai có thể sử dụng tính năng này?
Các tùy chọn tính năng kiểm soát IRM khả dụng cho tất cả khách hàng của Google Workspace. Các tính năng về Quy tắc Ngăn chặn Mất mát Dữ liệu (DLP) và điều kiện Nhận biết Ngữ cảnh Truy cập (CAA) khả dụng cho Google Workspace:
- Enterprise Standard và Plus
- Education Fundamentals, Standard, Plus và tiện ích bổ sung Giảng dạy và Học tập
- Frontline Standard
- Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus
Ngoài ra, bản cập nhật này là một bổ sung tuyệt vời cho Google Drive. Nó sẽ giúp các tổ chức bảo vệ tốt hơn dữ liệu nhạy cảm của họ. Infolinks khuyến khích tất cả người dùng Google Drive tìm hiểu thêm về IRM và cách sử dụng nó để quản lý và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.