eSignature trên Google Workspace là tính năng chữ ký điện tử cho phép người dùng yêu cầu và thu thập chữ ký trên các tài liệu Google Docs. Tính năng này giúp hợp lý hóa quy trình ký kết tài liệu, giúp bạn sắp xếp và tiếp tục công việc. Chữ ký điện tử này có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay truyền thống, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc in ấn, ký gửi và lưu trữ tài liệu.
Với eSignature bạn có thể
- Yêu cầu chữ ký số: Gửi yêu cầu chữ ký số cho các hợp đồng, tài liệu khách hàng, thỏa thuận với đối tác, và nhiều loại tài liệu khác. Bao gồm chữ ký từ nhiều người dùng và cả từ những người dùng không sử dụng Gmail.
- Theo dõi tiến trình: Xem trạng thái của các yêu cầu chữ ký đang chờ ký và xem các hợp đồng đã hoàn tất.
- Tạo và quản lý mẫu hợp đồng: Tạo mẫu hợp đồng từ Google Docs và sử dụng chúng để yêu cầu nhiều chữ ký số.
- Xem nhật ký kiểm tra của các hợp đồng đã hoàn thành.
- Sử dụng các trường văn bản tùy chỉnh để yêu cầu thêm thông tin từ người ký, chẳng hạn như chức danh công việc, địa chỉ email, v.v.
- Ký hợp đồng từ cả thiết bị di động và máy tính cá nhân.
- Tìm hiểu thêm về: Cách sử dụng chữ ký điện tử eSignature trên Google Workspace
Lợi ích của chữ ký điện tử trên Google Workspace
- Tiện lợi và nhanh chóng: Bạn có thể ký kết tài liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Bảo mật: eSignature sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ tài liệu.
- Tăng hiệu suất: Tự động hóa quy trình ký kết giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc quan trọng hơn.
- Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.
Tính năng chữ ký điện tử eSignature hiện đã có sẵn cho người dùng Google Workspace Individual và đang được triển khai dần cho các phiên bản Google Workspace khác, cụ thể là:
- Business Standard và Plus
- Enterprise Starter, Standard và Plus
- Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus
- Education Plus
Quản lý quyền truy cập: Quản trị viên Google Workspace có thể kiểm soát quyền truy cập vào eSignature trước khi tính năng này được triển khai cho người dùng cuối.
Tính năng mới trong tương lai: Google đã công bố kế hoạch bổ sung các tính năng mới cho eSignature, bao gồm tạo mẫu PDF và trường văn bản tùy chỉnh.
Ai nên sử dụng eSignature?
eSignature phù hợp với mọi cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu ký kết tài liệu điện tử, đặc biệt là những người thường xuyên làm việc từ xa hoặc cần ký kết tài liệu với đối tác ở nước ngoài.
eSignature trong Google Workspace là một bước tiến lớn trong việc số hóa quy trình ký kết tài liệu. Với những cập nhật gần đây, eSignature ngày càng trở nên mạnh mẽ và hữu ích hơn. Hãy bắt đầu sử dụng eSignature ngay hôm nay và trải nghiệm sự tiện lợi, bảo mật và hiệu quả mà nó mang lại!
Lưu ý:
- Tính năng eSignature đang được triển khai dần cho các gói Google Workspace. Bạn có thể kiểm tra tính khả dụng của tính năng này trong tài khoản của mình.
- Quản trị viên Google Workspace có thể kiểm soát quyền truy cập vào eSignature trước khi tính năng này được triển khai cho người dùng cuối. Tính năng này được bật theo mặc định và có thể được cấu hình ở cấp tổ chức và cấp đội nhóm.
- Để biết thêm thông tin chi tiết về eSignature và các cập nhật mới nhất, bạn có thể truy cập trang web hỗ trợ của Google Workspace hoặc liên hệ với quản trị viên Google Workspace của bạn.
