Google Workspace for Education Fundamentals Cập Nhật Mô Hình Cấp Giấy Phép Mới

Nâng cấp Google Workspace for Education

Google vừa công bố những thay đổi quan trọng đối với việc cấp giấy phép cho Google Workspace for Education Fundamentals, áp dụng từ tháng 11 năm 2024. Những cập nhật này được thiết kế để hỗ trợ các cơ sở giáo dục quản lý người dùng tốt hơn, đồng thời đảm bảo khả năng tiếp cận các công cụ giảng dạy và quản lý lớp học hiện đại một cách linh hoạt, an toàn và miễn phí.

Nâng cấp Google Workspace for Education
Nâng cấp Google Workspace for Education

Những Thay Đổi Chính Trong Việc Cấp Giấy Phép

Đối với các cơ sở giáo dục mới

  • Các tổ chức giáo dục mới đăng ký sử dụng Google Workspace for Education Fundamentals sẽ được cung cấp 2.500 giấy phép miễn phí.
  • Để truy cập đầy đủ các công cụ hỗ trợ giảng dạy và học tập trong Google Workspace, mỗi người dùng cần được quản trị viên cấp giấy phép Education Fundamentals cụ thể.

Đối với các tổ chức giáo dục hiện tại

  • Các cơ sở giáo dục hiện đã sử dụng Google Workspace for Education sẽ nhận được số lượng giấy phép tương ứng với số người dùng hiện tại (bao gồm cả tài khoản hoạt động và bị tạm ngưng).
  • Ngoài ra, Google sẽ cung cấp một lượng giấy phép dự phòng để hỗ trợ các trường hợp phát sinh trong tương lai.
  • Tự động gán giấy phép: Khi mô hình mới được áp dụng, tất cả tài khoản hiện tại sẽ tự động được cấp giấy phép Education Fundamentals để đảm bảo không gián đoạn quyền truy cập dịch vụ.

Giới Thiệu Các Loại Giấy Phép Mới

Vào năm 2025, Google sẽ triển khai thêm hai loại giấy phép miễn phí dành cho các cơ sở giáo dục. Mục tiêu là tối ưu hóa việc quản lý tài khoản và bảo vệ dữ liệu

  1. Gmail Only User
  • Loại giấy phép này chỉ cho phép truy cập Gmail và không bao gồm các công cụ khác trong Google Workspace.
  • Phù hợp cho việc duy trì liên lạc với cựu sinh viên hoặc những người không cần sử dụng đầy đủ tính năng.
  • Khi được gán loại giấy phép này, giấy phép Education Fundamentals sẽ được giải phóng để sử dụng cho người dùng khác.
  1. Archived User
  • Loại giấy phép này giúp bảo vệ dữ liệu người dùng theo tiêu chuẩn bảo mật cao nhất, nhưng người dùng sẽ không thể đăng nhập tài khoản và sử dụng Google Workspace.
  • Phù hợp để lưu trữ dữ liệu của giáo viên hoặc học sinh đã tốt nghiệp hoặc rời trường.

Hướng Dẫn Chuẩn Bị Cho Các Cơ Sở Giáo Dục

Google khuyến nghị các trường học và tổ chức giáo dục thực hiện các bước chuẩn bị sau để sẵn sàng chuyển đổi

Kiểm tra và quản lý giấy phép

  • Đảm bảo rằng tất cả người dùng hiện tại và mới đều được gán đúng loại giấy phép phù hợp.
  • Khi thêm người dùng mới, quản trị viên cần gán giấy phép để họ có thể sử dụng các dịch vụ của Google Workspace.

Đánh giá hàng năm

  • Xem xét việc quản lý giấy phép ít nhất 4-6 tuần trước khi bắt đầu năm học mới để đảm bảo không thiếu giấy phép.

Sử dụng công cụ hỗ trợ

  • Tận dụng các công cụ quản lý sẵn có như Admin Console, Google Cloud Directory Sync, hoặc API quản lý giấy phép để tối ưu hóa việc gán và thu hồi giấy phép.
  • Xem thêm tài liệu hướng dẫn từ Google để hiểu rõ cách sử dụng công cụ quản lý hiệu quả nhất.

Giải Pháp Khi Cần Thêm Giấy Phép

Nếu các cơ sở giáo dục cần thêm giấy phép vượt quá số lượng được cấp, họ có thể gửi yêu cầu đến Google để được cấp bổ sung. Điều này đảm bảo rằng mọi tổ chức đều có đủ giấy phép để hỗ trợ hoạt động học tập và giảng dạy mà không bị gián đoạn.

Lợi Ích Từ Các Cập Nhật Mới

  • Quản lý linh hoạt: Các cơ sở giáo dục có thể chủ động gán, thu hồi và tối ưu hóa sử dụng giấy phép cho từng giai đoạn phát triển.
  • Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu người dùng được bảo vệ bằng công nghệ tiên tiến mà không ảnh hưởng đến chi phí.
  • Hỗ trợ lâu dài: Các giấy phép như Gmail Only User và Archived User mở rộng khả năng phục vụ người dùng, bao gồm cả cựu sinh viên và nhân viên cũ.

Những thay đổi này sẽ giúp các trường học và tổ chức giáo dục tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên công nghệ, nâng cao hiệu quả quản lý, và đảm bảo mọi đối tượng trong hệ sinh thái giáo dục đều được phục vụ một cách tốt nhất. Hãy lên kế hoạch ngay từ bây giờ để chuẩn bị cho sự chuyển đổi quan trọng này!