Bạn đăng ký dịch vụ Google Workspace để thay thế cho hệ thống email hiện tại với mong muốn sử dụng được nhiều tính năng trong bộ ứng dụng của Google. Tuy nhiên bạn cần sử dụng dữ liệu email trước đó để làm việc, vì thế bạn cần thực hiện di chuyển dữ liệu email sang Google Workspace.
Google cung cấp công cụ để bạn thực hiện di chuyển dữ liệu từ hệ thống email cũ sang email Google, tuy nhiên Google cũng có một số các yêu cầu từ hệ thống cũ để có thể thực hiện di chuyển dữ liệu, đặc biệt là vấn đề bảo mật của nền tảng email cũ bạn đang dùng.
Bạn có thể Di chuyển dữ liệu email (migrate email) từ các nguồn nào?
+ Từ Exchange hoặc Exchange Online sang Google Workspace: hướng dẫn chi tiết: https://support.google.com/a/answer/180898?hl=en&ref_topic=9212616
+ Từ Outlook sang Google Workspace: hướng dẫn chi tiết: https://support.google.com/a/answer/6364709?hl=en&ref_topic=9212616
+ Từ Gmail hoặc webmail sang Google Workspace hướng dẫn chi tiết: https://support.google.com/a/answer/9216781?hl=en
Những lưu ý khi thực hiện di chuyển dữ liệu email sang Google:
+ Bạn nên chủ động làm việc này vào ngày nghỉ để không ảnh hưởng tới công việc của mọi người trong công ty.
+ Google chỉ thực hiện di chuyển các email trong khoảng thời gian mà bạn đã chọn, những email nằm khoảng thời gian này sẽ không được chuyển.
+ Không thay đổi thông tin đăng nhập của các tài khoản email đang di chuyển dữ liệu
+ Bạn nên tạo email giống với email ở hệ thống khác để đảm bảo không bị thất lạc email khách hàng gửi sau này.
+ Dữ liệu email ở hệ thống cũ bạn có thể xem lại tất nhiên là nếu còn thời gian sử dụng.
+ Kiểm tra kỹ lưỡng các email đã được di chuyển sang xem đã đầy đủ.
+ Thời gian di chuyển dữ liệu phụ thuộc vào dung lượng và hạ tầng của hệ thống email cũ.
Việc thực hiện di chuyển dữ liệu là một chuỗi các thao tác phức tạp, yêu cầu sự chính xác để đảm bảo không bị thất lạc dữ liệu. Nếu bạn không có đủ khả năng bạn có thể tìm một đối tác chính thức của Google tại Việt Nam để tư vấn và hỗ trợ.
Ngoài những phương án sử dụng công cụ của Google được liệt kê ở trên, bạn cũng có thể tìm hiểu một số ứng dụng, plugin … để thực hiện việc di chuyển dữ liệu email, tuy nhiên hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ các công cụ trước khi quyết định để đảm bảo an toàn các dữ liệu mà bạn di chuyển và bảo mật sau này.
