Shared Drives sẽ sớm có mặt cho khách hàng Business Starter
Vào giữa tháng 9/2024 tới đây, khách hàng sử dụng gói Business Starter của Google Workspace sẽ chính thức được sử dụng tính năng Shared Drives. Đây là một tin vui cho các doanh nghiệp nhỏ, bởi Shared Drives giúp tăng cường khả năng cộng tác và chia sẻ tệp tin trong nhóm, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc.
Những lợi ích của Shared Drives
Shared Drives là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc lưu trữ và quản lý tệp tin của nhóm. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:
- Khả năng tìm kiếm dễ dàng: Tất cả các tệp tin của nhóm được lưu trữ tại một nơi, giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và yêu cầu truy cập.
- Tài liệu luôn sẵn sàng: Dù có thành viên trong nhóm rời đi, các tệp tin vẫn được giữ nguyên, đảm bảo tính liên tục trong công việc.
- Cộng tác dễ dàng: Mọi thành viên của nhóm có thể truy cập và chỉnh sửa các tệp tin trong Shared Drives. Bạn cũng có thể thêm người dùng từ bên ngoài nhóm hoặc tổ chức để cùng cộng tác.
- Truy cập từ mọi nơi: Bạn có thể truy cập các tệp tin cần thiết mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.
Những điều cần lưu ý cho quản trị viên
Khi tính năng Shared Drives được kích hoạt, tất cả người dùng Business Starter sẽ có thể tạo Shared Drives theo mặc định. Tuy nhiên, nếu quản trị viên muốn kiểm soát chặt chẽ hơn, họ có thể thay đổi cài đặt trước khi tính năng này có sẵn vào ngày 23 tháng 9 năm 2024. Để làm điều này, hãy vào Bảng điều khiển quản trị (Admin console)> Menu > Ứng dụng (App)> Google Workspace > Drive và Tài liệu (Drive and Docs)> Cài đặt chia sẻ (Sharing settings)> Tạo ổ đĩa chia sẻ (Shared drive creation)> tích vào "Ngăn không cho người dùng trong [Tên tổ chức] tạo bộ nhớ dùng chung mới.
Cụ thể, quản trị viên có thể:
- Thêm và xóa thành viên khỏi Shared Drives.
- Thay đổi mức độ truy cập của thành viên.
- Hạn chế di chuyển nội dung ra bên ngoài tổ chức.
Lưu ý rằng, một số thiết lập sẽ không có sẵn trong gói Business Starter, chẳng hạn như Admin không thể đặt thiết lập mặc định cho Shared Drives hay Người dùng không thể thay đổi cài đặt.
Khuyến nghị cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp của bạn cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn hoặc yêu cầu các tính năng nâng cao, hãy xem xét mua thêm dung lượng lưu trữ hoặc nâng cấp lên phiên bản cao hơn của Google Workspace. Liên hệ Infolinks - đối tác Ủy quyền của Google để được tư vấn nâng cấp gói dịch vụ Google Workspace
Tóm lại, tính năng Shared Drives sẽ là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa việc lưu trữ và cộng tác. Hãy chuẩn bị và tận dụng tính năng này để nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức ngay khi nó được triển khai!