Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn Google Workspace như một nền tảng làm việc cộng tác linh hoạt và dễ mở rộng hơn so với hệ sinh thái Microsoft 365. Để hỗ trợ tốt cho người dùng, Google đã chính thức ra mắt tính năng Di chuyển dữ liệu từ Microsoft SharePoint Online sang Google Drive, tích hợp sẵn trong Data Migration Service (Dịch vụ Di chuyển Dữ liệu) dành cho quản trị viên Google Workspace. Tính năng này hiện đang ở giai đoạn open beta, giúp các tổ chức nhanh chóng chuyển dữ liệu, giữ nguyên cấu trúc và quyền truy cập, mà không cần cài đặt công cụ ngoài hay kỹ thuật phức tạp.
Tại sao tính năng này quan trọng?
- Hành trình chuyển đổi liền mạch: Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi từ Microsoft 365 sang Google Workspace mà không bị gián đoạn vận hành.
- Giữ nguyên quyền truy cập: Di chuyển dữ liệu nhưng vẫn duy trì phân quyền người dùng và nhóm như trên SharePoint.
- Tăng tốc triển khai: Không cần tích hợp phức tạp, không cần công cụ bên thứ ba – chỉ vài bước thao tác trong Google Admin Console.
- Phù hợp với doanh nghiệp mọi quy mô: Hỗ trợ di chuyển lên đến 100 site SharePoint cùng lúc, phù hợp với các tổ chức đa phòng ban, đa quốc gia.
Việc ra mắt tính năng này đánh dấu một bước tiến mới trong việc tối ưu hóa trải nghiệm quản trị hệ thống và triển khai Workspace tại các doanh nghiệp có nền tảng Microsoft hiện hữu. Đặc biệt hữu ích với các tổ chức đang:
- Hợp nhất các nền tảng làm việc rời rạc về một hệ thống duy nhất
- Nâng cao hiệu suất cộng tác trong môi trường đám mây Google
Cách di chuyển dữ liệu từ SharePoint sang Google Drive
Truy cập công cụ Di chuyển Dữ liệu
- Truy cập Google Admin Console bằng tài khoản Super Admin
- Điều hướng tới: Menu > Data > Data Import & Export > Data Migration (New)
- Chọn Microsoft SharePoint Online > Migrate
Kết nối với tài khoản SharePoint Online
- Đăng nhập bằng tài khoản Global Administrator của Microsoft 365
- Cung cấp thông tin site SharePoint cần di chuyển
Tạo tệp danh sách site cần di chuyển
- Chuẩn bị tệp CSV bao gồm:
- Source SharePoint URL
- Target Drive FolderID (ID của thư mục Drive đích)
- Target GUser (Email người quản lý Drive đích)
Có thể di chuyển cùng lúc 100 site, bao gồm cả các site con.
Tạo bản đồ định danh (Identity Map)
- Tạo một tệp CSV khác để ánh xạ người dùng và nhóm từ SharePoint sang Google Workspace
- Bao gồm các cột: Source Entity và Destination Email
Không cần ánh xạ người dùng bên ngoài, họ sẽ được di chuyển mặc định nếu có quyền.
Cấu hình các tuỳ chọn di chuyển
- Xử lý các tài khoản chưa ánh xạ
- Giữ nguyên domain gốc hoặc chọn domain mới
- Lựa chọn giữ nguyên/không giữ quyền nhóm theo yêu cầu
Bắt đầu di chuyển
- Nhấn Start Migration
- Theo dõi tiến trình và lỗi trực tiếp trong bảng điều khiển
- Xuất báo cáo di chuyển và báo cáo theo site nếu cần
Kết thúc hoặc dừng quá trình
- Có thể dừng tạm thời hoặc kết thúc vĩnh viễn phiên di chuyển
- Hệ thống hỗ trợ di chuyển bổ sung nếu có thay đổi sau lần đầu
Điều kiện sử dụng
Yêu cầu với Google Workspace:
- Có tài khoản Google Workspace phù hợp (Business, Enterprise, Education, Essentials, Nonprofits…)
- Drive Shared phải được cấu hình sẵn
- Người dùng cần có tài khoản và license trước khi di chuyển dữ liệu
Yêu cầu với SharePoint:
- Tài khoản Global Admin
- Có quyền truy cập vào các site SharePoint cần di chuyển
Lưu ý về pháp lý và bảo mật
Dịch vụ này không được thiết kế để phục vụ mục đích tuân thủ pháp lý hoặc lưu trữ hồ sơ pháp lý dài hạn. Doanh nghiệp nên sao lưu dữ liệu quan trọng tại SharePoint trước khi thực hiện di chuyển nếu có yêu cầu liên quan đến lưu trữ, kiểm toán hoặc tranh chấp pháp lý.
Tính năng Di chuyển dữ liệu từ SharePoint sang Google Drive là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp đang từng bước chuyển đổi từ Microsoft 365 sang Google Workspace. Quản trị viên có thể dễ dàng thực hiện việc di chuyển theo từng bước rõ ràng, đảm bảo dữ liệu được chuyển giao nguyên vẹn, an toàn và hiệu quả.
